ШПАРГАЛКА ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА: ЧТО НАДО ЗНАТЬ О СВОЕМ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛЕ, ЧТОБЫ ОБРАТИТЬСЯ ЗА ПОМОЩЬЮ К ИНТЕГРАТОРУ

По материалам журнала  "EQUAL AV"


Практически любое серьёзное дело рано или поздно объективно вырастает до той «революционной» ситуации, когда старая, впитавшая аромат хорошего кофе комната переговоров больше не устраивает компанию ни совещательным объёмом, ни должным статусом. Кроме того, в деловом процессе нет времени на информационные потери: не услышал, не так понял, упустил нюанс отдельный сотрудник – в итоге вся компания вынуждена преодолевать изменения «внутреннего сопротивления» бизнес-цепочек.
С другой стороны, постоянно меняются внешние условия. Там, где ещё вчера можно было посовещаться, поторговаться, проголосовать и просто подписать протоколы, сегодня по действующему законодательству необходима аудио- или даже видеозапись, а то и онлайн-трансляция. И это, по всей видимости, не предел.
Так что ответ на вопрос «для чего он нужен?», уже ясен. Однако прежде, чем углубиться в фантастическое многообразие решений для выбора подходящего варианта, хорошо бы задать себе несколько интересных уточняющих вопросов.

---

1. «Сколько нас?»

Очень простой вопрос. Но на поверку мало кто из заказчиков может ответить на него быстро и исчерпывающе. В самом деле – сколько? Нужно ли просто добавить десяток мест для тех, кто не помещается теперь в комнате переговоров, или всё-таки надо рассчитывать на полноценные конференции? А если второй вариант – что предпочесть: демократичный круглый стол формата «тет-а-тет плюс», или соорудить президиум с расположенным напротив форумом? А если замахнуться на отраслевые-межкорпоративные мероприятия? Станет ли это окончательным решением, или нужно будет предусмотреть возможность регулярной трансформации? Авторитетно ответить на вопрос, где именно можно разместить все эти фантазии – перестроить подходящее помещение или добавить соседнее к имеющейся переговорной – может только руководитель, владеющий стратегией развития бизнеса. В противном случае есть риск сыграть в игру «угадайку»,  получив в итоге непропорциональное запросам компании решение.

2. «Какие мы?»

Выяснив, сколько нас будет, надо понять, как мы будем общаться.  Требуется максимально точно донести речь докладчика или собеседника до слушателей? Упростить восприятие аудиоинформации, не позволив вниманию рассеяться? Дополнить речь графической презентацией или видеорядом? Включить в дискуссию коллег, находящихся в тысячах километров от нас? Сделать эту дистанционную дискуссию по-настоящему конструктивной с помощью синхронного перевода? Передать живую трансляцию мероприятия журналистам или вообще всем желающим?

Технологические возможности сегодня практически безграничны, никаких противоречий между этими кусочками мозаики не существует – просто нужно выбрать то, что нужно именно вам.

3. «Какой он?»

Теперь остаётся решить принципиальный вопрос, вытекающий из двух предыдущих: функциональное назначение переговорного зала. Практически любую конфигурацию оборудования сейчас можно собрать как в стационарном исполнении, так и в мобильном. Если помещение зала планируется использовать не только для совещаний, или есть потребность в выездных мероприятиях – мобильное решение будет оптимальным. Главное, о чём нужно помнить при выборе такого варианта – это подготовка комплекса к старту: чем сложнее оборудование – тем больше понадобится времени на его установку и настройку. К тому же не стоит забывать о необходимости иметь под рукой квалифицированный техперсонал.

Стационарное решение имеет только одно неоспоримое преимущество – удобство в эксплуатации. Весь комплекс оборудования произвольной сложности приводится в полную готовность за несколько минут. Управление им, как правило, не требует серьёзной квалификации даже без специальной автоматики. Дорогостоящие системы управления принимают на себя львиную долю рутинных функций, и в этой ситуации любое мероприятие будет доставлять и оператору, и участникам как очевидную пользу, так и исключительное удовольствие.

      

Естественно, оба способа можно комбинировать в разных пропорциях. Например, проекционное оборудование, акустические системы, инфракрасные излучатели и видеокамеры вполне можно установить стационарно – их монтаж, как правило, не мешает развлекательным, спортивным и выставочным мероприятиям в зале. А вот микрофоны и оборудование вполне можно оставить в мобильном состоянии и устанавливать по необходимости.

4. «Во что это обойдётся?»

Этот вопрос – скорее, сумма ответов на все предыдущие, но он дает широчайшие возможности для интерпретаций. Безусловно, самый удачный вариант – совпадение желаний и возможностей. И даже если эта самая «сумма ответов» кажется чем-то неудобной, не спешите искать «лишние» детали в чётко спланированной системе нового зала, не торопитесь экономить на компонентах, дизайне и монтаже. Есть несколько тонкостей, которые необходимо учитывать в окончательном решении.

Самое основное – необратимость выбора. Невозможно «взять и попробовать» один комплекс, а потом вынести его из зала и оценить какой-нибудь другой. Сложный проект подобного уровня подгоняется под строго определённые технологические и организационные задачи, с учётом всех без исключения мельчайших деталей и особенностей, включая «складки местности». Максимальная отдача такого комплекса заключена именно в его индивидуальности, а во многих случаях даже уникальности. Нет смысла сравнивать компоненты нескольких разных проектов одного и того же зала – простое сложение устройств не равно полноценной системе даже в мобильном варианте. Поэтому в стратегической части решения ошибаться нельзя. Почти ничего нельзя будет исправить безболезненно.

      

Однако, при всей ответственности и важности выбора стратегии простор для манёвра всегда есть. Правда, этот нюанс имеет отношение к тактической плоскости решения. Дело в том, что весь комплекс оборудования делится на несколько технологических подсистем, каждая из которых выполняет свою конкретную задачу. Такая структура дает возможность разделить общий проект на несколько самостоятельных и независимых этапов и реализовывать их постепенно, без ущерба для общего функционала. Практика показывает, что многие проекты дополняются и модернизируются поэтапно, в течение шести-восьми лет с периодичностью один раз в год-полтора. При этом, если концепция построения системы была выбрана удачно, работа конференц-залов может не прекращается ни на один день даже в процессе модернизации, и повлиять на такую систему не могут никакие новшества довольно быстро меняющегося технологического рынка. Это, кстати, ещё один аргумент в пользу того, что при реализации таких проектов цифр пугаться не нужно.

И последняя немаловажная тонкость – взаимодействие с интеграторами. Из всего их множества наилучшие отношения складываются с опытными, искренними и увлечёнными своей профессией людьми. К сожалению, в нынешних условиях подход к реализации проекта чаще всего оказывается излишне формализован и неконцептуален, выбор исполнителя происходит очень зависимо и неявно, и атмосфера доверительного внимания в отношениях заказчика и интегратора (крайне важная для успешного построения обоюдной мечты) представляет большую редкость. Между тем, это единственная тонкость в освещаемой теме, которую можно оценить (вернее, оценить её отсутствие или негативное влияние на проект), но никак невозможно привязать напрямую к бюджету.

А теперь загляните ещё раз в свою привычную комнату переговоров и почувствуйте, чего в ней не хватает.